Persondatapolitik

Kolonihaveforeningen Marienlund 1918 (CVR-nr. 44232499) behandler personoplysninger i overensstemmelse med EU's persondataforordning (GDPR – General Data Protection Regulation). Denne politik forklarer, hvilke data vi indsamler, hvorfor, hvordan vi behandler dem, og dine rettigheder.

1. Dataansvarlig

Kolonihaveforeningen Marienlund 1918 (CVR: 44232499)
Haveforeningens adresse: C/O Birgit Pedersen, Valbyvej 14, st. th., 8600 Silkeborg
E-mail: kontakt@marienlund-1918.dk
Alternativ: kasserer@marienlund-1918.dk
Henvendelser vedrørende personoplysninger kan rettes til ovenstående kontakt eller direkte til foreningens bestyrelse.

2. Hvilke personoplysninger behandler vi?

Vi behandler følgende typer data:

• Medlemsliste & venteliste (kun interne, bag login): Navn, have-nr., område, pris (for medlemmer/ansøgere).
• Offentlige udvalgssider (offentligt tilgængelige): Navn, haveadresse, mobil og/eller e-mail (med samtykke).
• Kalender & invitationer: E-mailadresser til invitationer (via ICS-fil og e-mail), navn på arrangør.
• Kontaktformularer: Navn, e-mail, telefon, besked (lagres midlertidigt i Firestore).

3. Hvorfor behandler vi dine data? (lovligt grundlag)

• Medlemsliste & venteliste: Nødvendigt for opfyldelse af medlemskab (kontrakt – GDPR art. 6.1.b).
• Offentlige udvalgssider: Baseret på samtykke (GDPR art. 6.1.a) – du kan til enhver tid trække samtykke tilbage uden konsekvenser for dit medlemskab.
• Kalender & e-mails: Legitim interesse (GDPR art. 6.1.f) + samtykke til direkte markedsføring.
• Kontaktformularer: Samtykke eller legitim interesse (GDPR art. 6.1.a / 6.1.f).

4. Hvem har adgang til dine data?

Kun bestyrelsesmedlemmer og udvalgsansvarlige (via Firebase Authentication).
Data deles ikke med tredjeparter udover Firebase (Google LLC som databehandler – se deres Data Processing Addendum (DPA)).
Offentlige udvalgssider vises kun med dit samtykke.

5. Opbevaring og sletning (Hvornår forsvinder det?)

Vi har følgende regler for opbevaring og sletning:

• Medlemsdata: Så længe du er medlem + 1 år efter udmeldelse (for historik og eventuel genindmeldelse).
• Udvalgsdata: Indtil samtykke trækkes tilbage eller medlemskabet ophører – dog max 2 år efter sidste aktivitet i udvalget.
• Kontaktformular-beskeder: Slettes efter behandling (max 6 måneder).
• Standardregel: Data slettes senest 5-6 år efter udmeldelse (pga. bogføringsloven for regnskabsbilag).

6. Dine rettigheder

Du har følgende rettigheder i henhold til GDPR:

• Ret til indsigt: Du kan få oplyst, hvilke data vi behandler om dig.
• Ret til berigtigelse: Du kan få rettet ukorrekte eller ufuldstændige oplysninger.
• Ret til sletning ("retten til at blive glemt"): Du kan kræve sletning, når data ikke længere er nødvendige.
• Ret til begrænsning: Du kan kræve begrænsning af behandlingen i visse tilfælde.
• Ret til dataportabilitet: Du kan få dine data udleveret i et struktureret format.
• Ret til indsigelse: Du kan gøre indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse.
• Ret til at trække samtykke tilbage: Gælder hvor behandlingen baseres på samtykke.
• Ret til at klage: Du kan klage til Datatilsynet.

Henvendelser om dine rettigheder sendes til kontakt@marienlund-1918.dk. Vi behandler din anmodning inden for 1 måned.

7. Automatiserede beslutninger og profilering

Vi foretager ikke automatiseret beslutningstagning eller profilering, der har retsvirkning eller i væsentlig grad påvirker dig.

8. Overførsel til tredjelande

Visse data overføres til USA via Firebase (Google LLC). Overførslen sker på baggrund af EU-Kommissionens standardkontraktklausuler.

9. Ændringer i politikken

Vi kan opdatere denne politik. Ændringer offentliggøres her på hjemmesiden. Ved væsentlige ændringer orienteres medlemmer via e-mail.